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50代からの生活チャネル

秘書の仕事内容

秘書の仕事内容は、組織あるいは上司を補佐することです。

マンツーマンの秘書と、グループ秘書とがいます。

仕事は大別して、定型的業務と非定型的業務があります。

普段から当たり前のように行うのが定型的業務という仕事です。

挨拶状や贈答品の支度、オフィスの中を片付けて環境を整える、車の手配をするなどの仕事です。

スケジュール管理は秘書の仕事内容の中心ともいえるものです。

会議の打合せや取引先訪問、出張などの予定を調整します。

通常の業務以外の突発的な仕事のことを非定型的業務といいます。

災害や犯罪が起きた時への対応や、突然の来客、予定の変更などがこれに該当します。

秘書の仕事内容には、さまざまな知識が求められるだけでなく、頭の回転や臨機応変さが必要であることがわかります。

上司の職権をおかさない範囲内で、上司が職務に専念できるように心配りをするのが秘書の仕事内容です。

情報を正確に伝達する表現力が上司や関係者とをつなげる役として働く秘書の仕事にはなくてはならないものです。

業務内容はもちろんのこと、取引先などの会社名や担当者の名前、顔などを覚えておける記憶力も秘書には必要です。

秘書の仕事内容的には、どんなことにも積極的で、きちんと自分で正しい判断ができて行動する能力のある人が向いているといえます。

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